Event Party Planner Services Proposal (Dutch)

Benefiet Vincentius Ziekenhuis

Van harte bedankt voor het contacteren van Feestje Bouwen om het feest te regelen voor uw liefdadigheidsbenefiet. We zijn erg enthousiast deel te mogen uitmaken van dit belangrijke evenement en we zijn er zeker van dat we een smaakvolle en toch leuke avond kunnen bezorgen aan alle aanwezigen. In het kader van de planning ben ik 7 dagen per week beschikbaar, tussen 8u en 21u.. Uw benefiet zal vlekkeloos gepland en uitgevoerd worden.

Ik zal toezicht houden op het ganse evenement, en ik zal drie assistenten ter beschikking hebben om perfectie te verzekeren. Daarenboven hebben volledig getraind, professioneel opdienpersoneel, uitstekende catering opties, en ons eigen opstel- en afbraakpersoneel. We zullen uw muzikant boeken en we zullen de timing van de gebeurtenissen van de avond coördineren. En aangezien we weten hoeveel er kan steken in het vinden van donaties, bieden we u verder aan om al uw donaties te gaan oppikken vóór het evenement.

We hopen dat dit u zal toestaan meer tijd te hebben om donateurs te vinden. Wat het restant betreft, is het enige, dat u nog dient te doen, goedkeuring geven voor het uiteindelijke feestpakket. Vanaf dat punt kunnen wij de rest plannen.

Ons team kijkt er echt naar uit om te werken met Vincentius Ziekenhuis. Ik heb voo u onze lijst van diensten voorzien en meerdere voorbeeldthema’s -pakketten, waarvan ik denk dat ze kunnen werken voor uw benefiet. Natuurlijk zijn deze ideeën enkel een startplatform. Ik zou dolgraag verder met u praten om van dit liefdadigheidsbenefiet een fantastisch succes te maken.

Het Vincentius Ziekenhuis heeft diensten voor feestplanning nodig in het kader van hun benefiet voor liefdadigheid. Feestje Bouwen kan toezien op het ganse evenement en een sfeer leveren teneinde stijgende donaties mogelijk te maken. We hebben een voorlopige selectie thema’s en prijzen verzameld, op basis van ons gesprek.

Feestje Bouwen zal volgende diensten leveren aan het Vincentius Ziekenhuis. Prijszetting is gebaseerd op ons initiële gesprek en onderhevig aan verandering, afhankelijk van de uiteindelijke pakketten, geselecteerde opties en gastentelling. Individueel Advies & Planning Maartje Vanwegen zal uw individuele consulente zijn, en zorgen voor al uw planningsbehoeften. Ze zal beschikbaar zijn voor vergaderingen van 8u tot 21u, 7 dagen per week.

Adviesdiensten worden u gratis geleverd indien u een aanbetaling plaatst voor uw feest. Versieringen en Opstelling Maartje zal toezien op het ontwerp, de versiering en organisatie van uw feestje. Ze zal ons organisatiepersoneel coördineren vóór uw feestje en de dag zelf van uw feestje om ervoor te zorgen dat elk detail geregeld is.

Kies één van de 3 proefpakkketten hieronder voor €600. Catering We zullen volledige catering-diensten leveren voor uw feest. Mochten we niet kunnen voldoen aan uw catering behoeften, zullen we derden hiervoor contracteren.

Een buffet tot 25 personen komt neer op €300. Open Bar We zullen gedurende 4 uur een open bar voorzien voor uw feest. Mochten we niet kunnen voldoen aan uw catering behoeften, zullen we derden hiervoor contracteren. Een super gestockeerde bar, voor 4 uur, tot 25 personen, komt neer op €475.

Muziek en Amusement We hebben ruime lijsten van de beste muzikanten, groepen en DJ’s. We zullen het contracteren en coördineren van uw muziek- en amusementbehoeften voorzien. Ons DJ-pakket komt neer op €500.

Feest Gastheer Maartje zal uw feest bijwonen en erop toezien, samen met haar drie assistenten. Ze zullen zorgen voor mogelijke behoeften, waaraan tegemoet gekomen moet worden tijdens het feest, en ze zal de planning voor het amusement, de muziek en de veiling coördineren. Kostprijs is inbegrepen in het hierboven vermelde versieringspakket. Afbreken en Opruimen Feestje Bouwen heeft zijn eigen mensen in dienst voor deze diensten.

U hoeft zich geen zorgen te maken over de toestand van het gehuurde pand wanneer uw feestje afgelopen is. We zorgen voor alles. Kostprijs is inbegrepen in het hierboven vermelde versieringspakket.

Voorbeelden

We hebben meerdere concept-thema’s toegevoegd, op basis van uw begrip van het project en de voorlopige evenementdatum van eind januari, begin februari. Deze thema’s dienen enkel ter illustratie en zijn niet bedoeld de uiteindelijke keuzes te zijn. De thema’s geven ons verlangen weer een sfeer van vrijgevigheid te creëren en om u een verkoopbaar evenement aan te bieden waarbij sponsors niet alleen veilingsitems zullen kopen, maar ook graag de ticketprijs zullen betalen die u bepaald heeft.

We zullen nauw met u samenwerken om de laatste hand te leggen aan alle concepten voór het evenement.

Concept #1.

Parijs Ons eerste concept brengt uw sponsors over naar een ontspannende Parijse avond. De sfeer wordt gemaakt door een verduisterde kamer, enkel verlicht met honderden draden met witte lichten en tafelkaarsen. Versieringen zullen zowel gezichtsbedrog, smeedijzeren accenten, ronde tafels met witte tafellakens en elegante tafeldecoratie omvatten.

De veilingtafels zullen opgesteld worden met verhoogde schotels met kaas, wijn en gebakken broden, gebak en aardbeien, en een vijfgangen-diner zal traditionele Franse spijzen opvatten, zoals canapé’s, uiensoep, filet mignon en caramelcrème. Een strijkerskwarter zal de ganse avond lang spelen. Het thema van dit feest is gericht op romantiek en oude-wereld idealen, hierbij de sfeer opbouwend van zorgeloze ontspanning.

Concept #2.

Marokkaans Ons tweede concept brengt uw sponsors over naar het extravagante en elegante Marokko. Panelen vol luxueuze stoffen in een veelvoud van texturen zullen gedrapeerd worden rond bamboeschermen en papieren verlichting in alle kleuren zal de kamer vullen. Gasten zullen een keuze kunnen maken tussen traditioneel zitten, of op de grond op Marokkaanse tapijten en kussens. De veilingtafels zullen opgesteld worden in de stijl van een Marokkaanse bazaar, met nagebootste tentschermen en prachtige tapisserie.

Gasten zullen ook een keuze kunnen maken uit traditionele Marokkaanse spijzen, inclusief zeevruchten, curries en saffraanschotels. Het eten zal opgediend worden op kleurrijke schotels. Muzikanten zullen traditionele Marokkaanse muziek spelen, hierbij de sfeer van dit feest opbouwend tot eentje van extravagantie en plezier.

Concept #3.

Mardi Gras Ons derde concept brengt uw sponsors over naar de totale feestsfeer van een Mardi Gras gemaskerd bal. Een grote zuilengang geflankeerd door pilaren, gedrapeerd met paarse, groene en gouden panelen zal de gasten ontvangen. Tafels zullen opzichtig versierd zijn in dezelfde kleuren, met nep gouden munten gestrooid over het tafellinnen en honderden paarse, groene en gouden ballonnen die het plafond verhullen.

Verlichting wordt gevormd door gekleurde lichten, lichtkabels en een mengeling van papieren lichten. Gasten zullen maskers dragen en dansen op de muziek van een live jazz band. De veilingtafels zullen kleurrijk opgesteld worden, met overal gouden accenten en kolommen van linten op de achtergrond.

Het eten zal onder bestaan uit Cajun gerechten, zoals jumbo garnalen en gumbo, en zal in buffetstijl opgediend worden. De sfeer van dit feest zal er eentje zijn van opwinding, energie en plezier, zonder de schunnigheden. Het beleid van Feestje Bouwen, met betrekking tot onze evenementdiensten, vindt u hieronder opgelijst. Gelieve er rekening mee te houden dat de volgende beleidsbepalingen deel zullen uitmaken van uw uiteindelijk contract bij ons.

Minimum Gegarandeerde Personen Prijs Dit voorstel biedt u menu’s waaruit u kan kiezen. Hoewel we in veel gevallen een prijs per persoon aanbieden, zal in dit voorstel de uiteindelijke kostprijs voor uw evenement bepaald worden door de menuselecties en bestelde hoeveelheden. Hou er echter rekening mee dat we voor een evenenement, zoals het uwe, met maaltijden, catering, amusement, bardiensten, gebruik van gehuurd meubilair, versieringen en plaatsopstelling een minimum bedrag van €1500 vereisen. Aanbod Beperkt in Tijd De prijzen in de prijsofferte zijn geldig voor zestig dagen vanaf de datum van de prijsofferte.

Annulatie Indien u uw reservering bij ons wenst te annuleren 30 dagen vóór uw gepland evenenement, krijgt u 100% van uw geld teruggestort. Indien u annuleert 15 dagen vóór uw gepland evenement, zullen we 50% van uw geld terugstorten. Indien u annuleert 7 dagen vóór uw gepland evenement, storten we terug. Huur Schade Bij het inzetten van ons personeel bij uw evenenement, draagt Feestje Bouwen zelf de kosten met betrekking tot het verzekeren van het gehuurde meubilair, de decoratiespullen, plaatsopbouw en of kook- en opdienmateriaal.

Indien u verkiest ons personeel niet in te zetten bij het huren van meubilair of andere spullen van ons, vereisen we een schadewaarborg van €300. Wanneer huurspullen bij u geleverd worden, zal u ook een lijst ontvangen van spullen die terugbezorgd moeten worden, met de waarde voor elk item. Uw schadewaarborg zal u volledig teruggestort worden wanneer alle opgelijste items onbeschadigd werden terugbezorgd. Betaling verschuldigd We vragen een aanbetaling van 50% bij het afsluiten van het contract en de reservatie van de datum voor uw evenenementt.

We zullen het restant van de totale kostprijs 30 dagen vóór uw gepland evenement aanrekenen. Dit restant is verschuldigd bij ontvangst en moet volledig betaald worden vóór het eenement. Over ons – Feestje Bouwen is 12 jaar geleden opgestart. Ons doel is u een gepersonaliseerd feest te bezorgen dat tegemoet komt aan uw behoeften en budget.

Of het nu gaat om brunches, verjaardagsfeestjes, huwelijken, borrels of vakantiefeestjes, we kunnen een wonderbaarlijk evenenement voor u plannen en regelen. We hebben de middelen en het materiaal om feestjes te plannen, zo intiem als 10 gasten tot grote feesten voor 500 gasten. We zijn eigenaar van al ons feest- en bedieningsmateriaal, inclusief een ruim aanbod in stijlen van tafels en stoelen, bijgevolg kan u gerust zijn dat we nooit moeten werken met andere verhuurbedrijven. We beschikken over duizenden ideeën voor versieringen, thema’s, tafelversiering, en dies meer.

We hebben meerdere themavoorbeelden beschikbaar om te bekijken in de showroom van ons magazijn, en u zodoende te helpen bij het starten van uw planning. U kan één van deze thema’s kiezen of u kan net zo makkelijk een volledig gepersonaliseerde kiezen, samen met uw persoonlijke feestadviseur. Onze specialiteit ligt in het creëren van op maat gemaakte feesten zodat u uw evenement uniek en overgetelijk kan maken.

Uw feestadviseur zal toezien op de planning en regeling van uw feest en ervoor zorgen dat alles vlotjes verloopt. We hebben tien fulltime feestadviseurs en ons eigen leverings-, catering, opdien- en opstellingspersoneel in dienst om u ten allen tijde van dienst te zijn. We zijn beschikbaar om feestjes te regelen afhankelijk van wanneer uw schema het vereist, of het 5 uur ‘s ochtends is of middernacht.

Onze showroom is tevens elke werkdag geopend van 9u tot 17u. Diensten – We leveren totale feestplanning, versiering, catering en opstelling. We boeken tevens muziek en amusement, bijkomende of afwisselende cateringdiensten, en andere faciliteiten voor u, op basis van uw behoeften en wensen. We staan klaar om u voor elk van deze diensten de nodige prijsoffertes te bezorgen.

Hoe Feestje Bouwen Contacteren – Contacteer ons vrijblijvend via.